Freelances, faut-il demander un acompte à vos clients ?

Parce qu’on est freelance, il faudrait prendre le risque de travailler à perte, ou d’essuyer les impayés ? Ce serait le risque du métier ? Le prix de la liberté ? Pas question ! Pour se prémunir de ce risque, il existe une botte secrète : l’acompte. Mais avec lui, on ne sait jamais sur quel pied danser.

L’acompte peut être délicat à imposer et le client peut se froisser… Alors, faut-il toujours le demander ? « Oui ! », répondent en chœur Jocelyne et Sébastien, deux freelances aguerris. Tout dépend de la manière dont on l’amène…

Depuis qu’ils ont sauté le pas du freelancing, Jocelyne et Sébastien ont adopté le réflexe de l’acompte. Dans une relation commerciale, l’acompte est un paiement partiel à valoir sur le montant d’une somme due. Généralement, il est fixé à 30 ou 40% et versé à la signature du devis. Le solde peut être réglé à la réception finale du travail ou échelonné dans le temps.

L’acompte sécurise la relation et permet au freelance de travailler sereinement, sans risquer de relancer inlassablement son client pour des factures impayées. « C’est une façon d’engager le client dès le début », assure Sébastien, fondateur de White Lynx, un service de conseil en référencement naturel. « Plus qu’un simple accord ou une signature pour le lancement d’un projet, c’est un engagement financier que prend le client », précise-t-il.

Pour Jocelyne, qui accompagne les dirigeants d’entreprise vers la transformation numérique, pas question de passer outre l’acompte. « Je fixe un acompte de 30% à la signature du devis avec tous mes clients, explique-t-elle. Certains n’osent peut-être pas le demander, mais cela fait partie de la relation client. Lorsqu’on instaure des règles dans une relation, comme le paiement d’un acompte, on se fait davantage respecter. Et c’est particulièrement vrai et important pour les femmes freelances. »

Dès les prémices de la relation avec un nouveau client, nos deux freelances posent le cadre. Tout commence par un, deux ou trois rendez-vous commerciaux qui permettent de fixer les besoins du client et le contour du projet. « C’est à ce moment-là que je précise le processus et le calendrier de facturation, indique Jocelyne. Il suffit d’évoquer la question de l’acompte en amont. »

Sébastien, quant à lui, aborde la question sensible de l’acompte une fois que l’accord est trouvé avec le client. « Je prépare un planning du projet et fais signer un devis, justifie-t-il. L’acompte est mentionné dans le devis qui est signé par le client. » Pour autant, les clients ne sont jamais surpris et la pilule passe sans trop de difficultés.

Qu’il s’agisse de Jocelyne ou de Sébastien, le principe est clair : dès le début le cadre est posé, le planning fixé et l’acompte demandé. « Dans la vie réelle, nuance Jocelyne, je m’ajuste. Je ne vais pas mettre le couteau sous la gorge d’un client. Il peut avoir une trésorerie fluctuante et avoir besoin d’espacer les règlements. Si j’entretiens avec ce client une relation de proximité et de confiance, je vais m’adapter ! »

Évidemment, il est toujours plus prudent de commencer à travailler après le versement d’un acompte. Mais n’allez pas ébranler la relation qui vous unit à votre client pour un simple acompte ! « On trouve toujours un terrain d’entente, relativise Sébastien, il m’arrive de faire un effort et prévoir plusieurs versements de 25% échelonnés dans le temps. L’important c’est de préserver la qualité de la relation. »

Cette phase de discussion, voire de négociation, est plus accessible lorsqu’on échange avec un interlocuteur décisionnaire d’une petite boîte.

Le process est long et nos interlocuteurs ne sont pas décisionnaires. Il faut se plier aux règles du jeu. On n’a pas vraiment de levier, de moyen de pression. C’est difficile de faire bouger les choses. Parfois, il faut se bagarrer et montrer les crocs, mais on finit toujours par y arriver. » Avec les grands groupes qui règlent les factures à 60 jours, Sébastien prend les devants. « C’est une raison de plus pour border le devis et envoyer sa facture dès le début du projet, explique-t-il. Ainsi, j’évite de me retrouver avec un décalage de facturation trop important. »

Face aux grosses structures, c’est donc souvent le bras de fer. Le pot de terre contre le pot de fer. À l’inverse, il arrive qu’on soit agréablement surpris. « Parfois, le client me propose de me verser un acompte de 60% dès le début du projet, s’amuse-t-il. Ce n’est pas fréquent, il peut s’agir d’un impératif pour le client qui se trouve contraint de liquider un budget avant une deadline. Dans ce cas, c’est facile de faire preuve de flexibilité, j’accepte avec plaisir. C’est toujours plus confortable ! »

L’acompte est donc un cap à suivre mais, lorsque le contexte ne s’y prête pas, il ne faut pas hésiter à en dévier un peu. Gardez en tête que la relation client est fondamentale. Écoutez ses besoins, essayez de comprendre sa situation et faites preuve de souplesse…

Au fond, demander un acompte ce n’est pas la mer à boire. « Si tu noues une relation de confiance et de qualité avec ton client, l’acompte passe facilement », conclut Jocelyne. « On pense toujours que ce n’est pas évident, qu’on marche sur des œufs lorsqu’on aborde la facturation avec son client, ajoute Sébastien, mais si c’est bien amené et bien compris, il n’y a pas de raison que ça ne passe pas. »

C’est d’ailleurs de cette capacité à tisser une relation de confiance et de respect avec son client que l’on reconnaît toute l’habileté d’un freelance. « La relation client est centrale dans le quotidien d’un freelance, insiste Sébastien. Il ne faut pas la négliger. »

Et lorsque l’acompte est validé mais tarde à être réglé, que les factures impayées s’empilent sur le bas-côté et que les relances restent lettre morte : que faire ? Faut-il taper du poing sur la table au risque de secouer trop violemment son client ? Pour éviter les dégâts, Sébastien a une astuce :

« un ami freelance a eu cette idée ingénieuse de se créer une adresse mail fictive pour relancer ses clients au nom d’un assistant ou d’un service comptabilité, confie-t-il en riant. Plus efficace et intimidant, il obtenait ainsi le règlement de ses factures sans entacher la relation de confiance qui le lie à ses clients… »

Alors acompte ou pas acompte ? La réponse semble tomber sous le sens ! Si elle vous permet d’éviter de crouler sous une pile de factures impayées, il ne faut pas hésiter. Quel que soit le montant de l’acompte et le mode de facturation que vous avez choisi, vous êtes et restez le maître du jeu. Tout l’enjeu est de faire accepter à votre client vos règles du jeu…