Réussir l'organisation d'activités pour les salariés

En facilitant l’accès aux loisirs et à la culture des collaborateurs, le Comité Social et Économique (CSE) participe à l’amélioration de leur Qualité de Vie au Travail (QVT). Proposer des tarifs préférentiels sur des activités d’agrément contribue également à fidéliser les salariés. Par ailleurs, même si la mise en place d’activités extra-professionnelles n’est pas obligatoire, cela fait partie des attributions du CSE (article L2312-78 Code du Travail).

Voici les Activités Sociales et Culturelles (ASC) les plus courantes proposées par les CSE :

• activités sportives (mise à disposition de matériel, séances d’entrainements et cours collectifs, courses solidaires),
• voyages organisés : séjours enfants, circuits de groupes,
• arbres de Noël / pot de fin d’année / repas des retraités,
• spectacle / billetterie (parcs d’attraction, zoos, etc.),
• titres-restaurant, chèques-vacances,
• médiathèque (prêt de livres / DVD),
• dégustations œnologique,
• ateliers cuisine,
• crèche / conciergerie d’entreprise,
• …

Aussi appelées œuvres sociales, les ASC se distinguent des activités festives ou ludiques pratiquées en entreprise mais à visée professionnelle, exemples :

• les séminaires de cohésion d’équipe (team building),
• les événements internes tels que célébrations des résultats de l’entreprise,
• présentation du bilan annuel,
• les événements externes tels que cérémonies de prix et récompenses,
• les voyages et repas d’affaires.

Le budget des ASC est fixé par les accords d’entreprise : le taux moyen attribué actuellement se situe entre 0,7 et 0,8 % de la masse salariale brute et il permet aux CSE de financer des activités sociales et culturelles pour les salariés et leurs familles, d’améliorer leur bien-être par des activités sportives par exemple, d’augmenter le pouvoir d’achat. Les stagiaires de l’entreprise bénéficient également des ASC.

Le CSE assume la gestion des ASC (chèques cadeaux, cadeaux pour les enfants à Noël...) et il communique ses choix auprès des salariés.

L'URSSAF, quant à elle, fixe les règles sur les exonérations de cotisation sur les avantages octroyés aux salariés, selon les dispositions légales.

Selon le type d’événement, des formalités administratives spécifiques s’imposent. Par exemple, si votre CSE organise un concert ou diffuse de la musique lors d’un événement d’entreprise, il faudra une déclaration Sacem pour respecter le droit d’auteur. Vous proposez des séjours pour les enfants du personnel ? L’assurance est obligatoire pour les personnes organisant l’accueil de mineurs. De même que l’immatriculation auprès d’Atout France (directive Travel)

L’assurance responsabilité civile (RC) du comité est obligatoire et selon la loi l’employeur est tenu de rembourser les primes d’assurances dues par le comité d’entreprise pour couvrir sa responsabilité civile (art R2312-49). L’employeur propose en général au comité de couvrir directement la RC du CSE par son propre assureur. Ainsi, le comité peut penser être couvert pour tout par l’employeur.

Mais l'assurance responsabilité civile est souvent insuffisante pour couvrir l'ensemble des risques auxquels s’exposent les CSE, notamment pour les activités ou les événements proposés aux salariés. Par exemple : un enfant de salarié se blesse en chutant lors d'un arbre de Noël, qui prendra en charge les frais en complément des organismes sociaux ? Un salarié se fait voler son appareil photo pendant le pique-nique annuel : comment est-il remboursé ?

Pour une protection efficace, le contrat doit à la fois inclure toutes les garanties indispensables et être dimensionné pour répondre aux besoins spécifiques. Il est de la responsabilité de chaque CSE et non de l’entreprise de trouver l’assurance la mieux adaptée à ses besoins.