Réussir l'organisation d'un événement associatif

Conseil n°1 pour que votre événement associatif se passe dans les meilleures conditions : anticipez et planifiez ! Simple vide-greniers, grand festival ou webinaire, un événement associatif se prépare (au moins) plusieurs mois à l’avance. De la recherche de financements à la location du lieu, en passant par le recrutement des bénévoles et les déclarations administratives : mieux vaut s’y prendre tôt pour coordonner les agendas de chacun.

Soirée privée ou soirée publique : une bonne connaissance de la règlementation s’impose, notamment si vous prévoyez une buvette temporaire. Idem pour l’organisation d’un dîner ouvert à tous: le respect des normes d’hygiène alimentaire est essentiel.

Si vous souhaitez organiser un concert associatif, le Guichet Unique du Spectacle Occasionnel (GUSO) facilite les formalités de recrutement des artistes. Attention toutefois aux droits d’auteurs en cas de diffusion d’un fond musical : une déclaration Sacem est obligatoire.

Enfin, si vous envisagez de tirer un feu d’artifice pour finir la soirée en beauté, votre responsabilité d’organisateur est d’assurer la sécurité des spectateurs et des personnes qui manipulent le matériel pyrotechnique.

Festivités culturelles, compétition de sport amateur ou encore mobilisation citoyenne : ces manifestations associatives sont le plus souvent portées par des bénévoles, membres du bureau ou non. Vous trouverez également des volontaires prêts à se mobiliser sur JeVeuxAider.gouv.fr. Selon les budgets, faire appel à des prestataires événementiels peut s’avérer utile, notamment pour la restauration. La Protection Civile et/ou la Croix Rouge assurent quant à eux les premiers secours pendant les réjouissances.

Tout dépend de votre objectif. Que ce soit pour récolter des fonds, sensibiliser le grand public ou faire connaître votre cause, en plein air ou en ligne, il y a 1001 façons d’organiser un évènement associatif convivial :

• le temps d'une soirée : projection-débat, concert, repas festif, soirée à thème (jeux, cabaret, couscous), arbre de Noël, visioconférence ;
• le temps d’une journée : kermesse, vide-grenier, sortie nature, opération ramassage de déchets, course solidaire, rando gourmande, loto ;
• sur plusieurs semaines : festival artistique, exposition, défi sportif à distance.

Le contexte sanitaire a poussé les associations à accélérer leur transition numérique. On assiste depuis mars 2020 à un boom des visioconférences et des événements hybrides (on parle aussi d’événement phygital : à la fois physique et digital). Projection-débat, webinaire de formation, challenge sportif à distance : notre partenaire AssoConnect vous donne des exemples d’événements associatifs en ligne.

Festival sur plusieurs jours, salon ou tournoi sportif international : organiser une manifestation d’envergure requiert méthode et bon sens pratique, surtout dans le contexte sanitaire actuel. Du planning à la coordination des bénévoles en passant par la sécurité des participants : il ne faut rien laisser au hasard. Pour être sûr de penser à tout, lire le guide Organiser un festival en toute sécurité. Et pour rester au fait des mesures et protocoles sanitaires en vigueur, rendez-vous sur :

• Info Coronavirus Covid-19 | Gouvernement.fr
• Culture.gouv.fr pour les rassemblements culturels
• Sports.gouv.fr pour les manifestations sportives
• Economie.gouv.fr pour les foires et salons

Avec ou sans pass sanitaire / jauge, l’organisation d’un événement grand public nécessite certaines formalités administratives : demandes d’autorisation auprès de la mairie voire de la préfecture, déclaration Sacem pour la diffusion de musique, tenue d’un registre des incidents : rendez-vous sur la page Guides manifestations associations pour en savoir plus.

Gala de charité, vente aux enchères, concerts et festivals caritatifs (tournée des Enfoirés, Solidays) ou encore événement médiatique (Téléthon, Sid’Action) : bien orchestrée, la soirée caritative reste un moyen efficace de lever des fonds. Une fois la cause, le thème et le lieu trouvés, pensez à faire des devis auprès de différents prestataires événementiels (restauration, sonorisation, artistes, sécurité). Vous pouvez alors ouvrir une billetterie en ligne avec Mon Asso Facile Liberté (gratuit) et communiquer sur votre événement.

Déambulation, parade, cortège de carnaval : pour défiler sur la voie publique, votre association de loi 1901 doit se faire connaître auprès de la mairie ou de la préfecture (coordonnées de l’association et de son représentant légal, objet de la manifestation, date, lieu et itinéraire, etc.). Pour simplifier cette formalité, voici un modèle de demande de déclaration préalable. Pour en savoir plus sur démarches, lire aussi Organiser une manifestation non lucrative.