Guides sur les manifestations de l'association

Les formalités pour organiser un spectacle sont nombreuses... De la déclaration de salle en passant par celle de la Sacem, de la SACD ou de la TVA, les associations trouveront dans cette fiche toutes les informations utiles pour ne rien oublier avant l'évènement.

Toute manifestation associative est généralement accompagnée d'une buvette dans laquelle sont proposées à la dégustation ou à la vente des denrées alimentaires préparées.

Les conditions d’hygiène et de sécurité qui régissent ces opérations sont encadrées par différents règlements européens formant le « paquet hygiène », notamment le règlement (CE) n° 852/2004.

Que ce soit par amour de la musique, par besoin d'autofinancement ou de communication, une association a la possibilité d'organiser des concerts occasionnels ne rentrant pas dans le champ de son activité principale ou de son objet. Bien évidemment cela demande une organisation solide et la connaissance de la législation.

L’organisation d’un déjeuner, dîner ou banquet est courante pour les associations désirant financer leur fonctionnement ou faire leur promotion. Lorsque ces repas sont ouverts au public, des règles strictes doivent être respectées en matière d’hygiène et de sécurité alimentaire.

L’organisation de « spectacles pyrotechniques » est soumise au respect de règles précises.

La réglementation concernant les feux d'artifice a été modifiée par le décret n° 2010-455 du 4 mai 2010 relatif à la mise sur le marché et au contrôle des produits explosifs. Ce texte concerne les articles utilisés : classement des produits, normes, conformité, sécurité, conditions d'acquisition et de délivrance aux personnes, contrôles et sanctions. Aujourd'hui, c'est l'arrêté du 1er juillet 2015 relatif à la mise sur le marché des produits explosifs qui est en vigueur et qui définit les catégories d’artifices de divertissement (F1, F2, F3 et F4).

Organiser une buvette temporaire est l'un des meilleurs moyens de récolter des fonds pour faire fonctionner votre association. Les obligations sont faibles mais des limites strictes sont à respecter, sur le nombre de manifestations et sur les boissons servies.

Des mesures adéquates, imaginées en amont de l’événement, peuvent significativement limiter le nombre et la gravité des accidents susceptibles de survenir lors d’un festival. Sécurité physique des festivaliers, prévention sonore ou sensibilisation aux risques liés à l’usage de substances psycho- actives ou à certains comportements sexuels… les points de vigilance sont nombreux.

Ce guide a vocation à être le plus synthétique possible. Il convient donc de vérifier le détail de chaque réglementation et de veiller à ce que votre situation ne présente pas de particularité.

Souvent associée aux fêtes paroissiales ou scolaires, la kermesse est aussi un bon moyen pour les associations d'organiser un moment convivial de rencontre et de promotion de leurs activités.

La kermesse peut, dès lors qu'elle aura été préparée avec une certaine rigueur, générer des ressources financières supplémentaires. Elle est une manifestation soumise à plusieurs règlementations, afférentes à ses différentes caractéristiques et composantes.

Toutes les associations peuvent organiser des collectes ou des quêtes. Les quêtes se définissent comme une sollicitation directe du public pour un but philanthropique, sans contrepartie pour le donateur. Elles ont pour but de solliciter des "dons manuels" (argent, marchandises, meubles...). Elles peuvent avoir lieu à différents niveaux géographiques (local, départemental ou national), dans les lieux publics ou privés. La réglementation prend en compte tous ces critères.

L'organisation d'une manifestation sur la voie publique est soumise à une réglementation spécifique. Les organisateurs devront obtenir des autorisations préalables. Dans le même temps, tout au long de l'organisation, l'association devra évaluer les risques liés aux activités qu'elle souhaite mettre en place. Pendant le déroulement de l'évènement, la bonne tenue d'un registre des incidents et des solutions trouvées permet un suivi d'une année sur l'autre.

Manifestation conviviale et relativement simple à mettre en œuvre, le vide grenier est souvent plébiscité pour abonder les caisses d'une association. Frais d'inscription, pourcentages sur les ventes ou recettes de la buvette sont autant de sources de financement. L'organisation d'un tel événement répond cependant à des règles précises.

L'organisation d'une loterie est un bon moyen, dans le cadre des six manifestations annuelles exonérées d'impôts auxquelles ont droit les associations, d'augmenter vos ressources propres et d'animer une rencontre festive. Mais avant toute chose, vérifiez que vous respectez bien la législation sur les jeux de hasard et demandez les autorisations préalables auprès des organismes concernés si votre manifestation est ouverte au public.