Freelance, dompte ta to-do list

Si vous êtes mobile dans votre travail, une application qui se synchronise entre votre téléphone et votre ordinateur vous fera gagner du temps.

Nous vous conseillons l'application OneNote car elle permet d’être à la fois rigoureux et créatif dans votre organisation mais si vous préférez Trello ou Notion ou une autre application qui vous permet de faire plusieurs listes sur une même page, libre à vous. Et si vraiment vous avez une passion pour le papier, le bullet journal peut être une solution.

Pour chaque tâche à faire, vous lui appliquez un niveau d’urgence et un niveau d’importance.

Attention : ne vous laissez pas influencer par le niveau d’urgence et/ou d’importance que lui accorde la personne qui vous confie cette tâche.

Ça peut sembler être une perte de temps mais c’est en réalité un gain de temps et d’énergie par la suite. D’ailleurs dans notre version de la matrice, il n’y a pas de colonne “urgent”.

Ensuite dans la matrice originale, on filtre les tâches minutieusement et ça donne :

• activités importantes et urgentes : tâches à exécuter immédiatement et soi-même ,
• activités importantes mais peu urgentes : tâches à planifier et exécuter soi-même ,
• activités urgentes mais peu importantes : tâches à déléguer rapidement ,
• activités peu urgentes et peu importantes : tâches inutiles à abandonner.

Découvrez le détail de la Matrice d'Eisenhower

Nous avons modelé les catégories ci-dessus qui ne collaient pas tout à fait à notre réalité. Par exemple, nous n’abandonnons pas toutes les tâches non urgentes et non importantes car non traitées, elles peuvent finir par générer des problèmes sur d’autres tâches.

Sur la page de notre bloc-note OneNote, nous avons donc 4 catégories :

• les tâches importantes : celles que nous devons réaliser nous-mêmes et dans un délai raisonnable. Pour celles qui ont des deadlines vraiment proches, nous le signifions par un indicateurs.
• Les tâches pour lesquelles nous sommes dépendants d’une action d’une autre personne : les questions à poser, les relances, les suivis de projet. Ce n’est pas à nous de réaliser ces tâches mais si nous ne gardons pas de traces de celles-ci, si nous nous n'assurons pas qu’elles sont faites ou si nous n'obtenons pas de réponse, nous nous retrouvons bloqués à un moment ou un autre.
• Les tâches autres que nous faisons quand nous avons un peu de temps. Et quand nous savons que nous n'allons pas avoir de bande passante pendant un certain temps, nous nous astreignons à les caler dans notre planning, une à la fois, afin que cette liste ne devienne pas une montagne insurmontable.
• Nous avons une dernière catégorie séparée des autres : la facturation et le recouvrement que nous gérons pour nos clients et pour notre activité. De la séparer nous permet de mieux piloter ce sujet au combien sensible.

Cette organisation correspond à notre to-do-list généraliste (ou complète). Si nous devons manager un projet, nous devons d’abord l’appréhender sous forme de mindmap puis le passer à la moulinette du diagramme de gantt pour pouvoir intégrer les tâches à notre to-do list.
Donc formellement, comment devons-nous vivre cette to-do list dans le temps ?

Tout d’abord pour nous retirer de la charge mentale, nous notons dans un calendrier toutes les tâches qui reviennent chaque année à la même période, notamment toutes les échéances administratives.
De même si des tâches se répètent chaque mois, nous les notons une bonne fois pour toutes.

Ensuite, chaque mois, nous ouvrons une page to-do list avec les 4 catégories précédentes dans lesquelles nous venons de mettre en début de mois les éventuelles deadlines du calendrier annuel, les tâches récurrentes et celles du mois précédent non finalisées. Au fil du mois nous ajoutons les nouvelles.

Enfin chaque jour, nous dispatchons les tâches en fonction des sujets à traiter en priorité. Nous tentons d'organiser par bloc de temps en respectant notre rythme (tâches qui demandent de la concentration le matin ou en fin de journée, tâches “sociales” en milieu de journée). Nous gardons aussi des journées plus calmes dans la semaine où nous sommes moins sollicités pour pouvoir avancer sur les projets au long court par exemple.

Quand une tâche est terminée, nous la cochons. Chaque semaine, nous passons dans la “done list” tout ce qui a été réalisé.
Ça permet de visualiser le travail accompli, ce qui est bien meilleur pour le moral qu’une to-do list se remplissant sans fin.
Couplé à un suivi du temps, ça permet l’analyse des sujets chronophages demandant un ajustement (processus à améliorer, outil mal configuré, etc.).
C’est enfin un moyen de présenter à nos clients le travail accompli au moment de facturer et en tout état de cause à leur opposer en cas de conflit.

Bien entendu, comme beaucoup, nous avons tendance à être optimiste sur le nombre de tâches que nous pouvons réaliser chaque jour et notre programme est au final très souvent chamboulé mais cette méthode nous offre justement le luxe d’avoir des jours qui se transforment en joyeux chaos car nous ne perdons jamais de vue nos objectifs, ni ce que nous devons accomplir pour les atteindre.