Comment organiser une sortie associative entre membres ?

Pour une sortie à la journée, votre association choisira peut-être d'utiliser les véhicules personnels qui semblent souvent être le mode de transport le plus économique. Dans ce cas, il convient avant tout de vérifier que le contrat d'assurance du véhicule prévoit ce type d'usage. L'association peut aussi souscrire auprès de son propre assureur la garantie Auto-mission pour couvrir le risque à la place de l'assureur personnel du propriétaire.

Il s'agira alors d'être scrupuleux sur les règles de sécurité élémentaires et notamment le nombre de personnes autorisées par véhicule. Cependant, n'éliminez pas l'option des transports en commun, particulièrement adaptés si vous êtes nombreux. Le plus prudent et souvent le plus simple, si votre voyage est de plusieurs jours, reste de faire appel à une entreprise spécialisée. Dans ce cas, il ne vous restera qu'à veiller à ce que celle-ci soit assurée et que votre contrat d'assurance prévoit bien votre responsabilité en tant qu'organisateur du déplacement. Enfin, aussi absurde que cela puisse paraître, n'omettez pas de vérifier que le chauffeur possède bien le permis de conduire requis et qu'il est bien en cours de validité ! (Si vous faîtes appel à un transporteur professionnel, ce n'est cependant pas de votre responsabilité de vérifier cela). Dès que le véhicule a plus de neuf places, celle du chauffeur incluse, sachez que le permis " D " transport en commun est exigé et que l'utilisation d'un véhicule utilitaire requiert une autorisation préfectorale¹.

Les frais engagés par un bénévole utilisant son véhicule personnel pour toute sortie des membres de l'association et pour des opérations en conformité avec son objet social, peuvent être remboursés sur présentation des justificatifs (factures d'essence, relevé de compteur). Le remboursement doit alors s'effectuer au montant exact. Il peut également être effectué sur la base du barème kilométrique édité chaque année par l'administration fiscale pour les remboursements des frais professionnels.

Dans le cas d'une association relevant de l'article 200 du CGI, si le bénévole renonce à se faire rembourser ses frais et désire bénéficier de la réduction d'impôt, le remboursement est calculé soit sur justificatifs (tickets essence, péage, billet de train...) à l'euro près, soit selon le barème kilométrique applicable aux déplacements professionnels des salariés en fonction du type de véhicule, de sa puissance et la distance parcourue. Cet abandon de créance s'assimile à un don à l'association qui donne droit à une réduction d'impôt sur le revenu pour le bénévole et qui donne lieu à une déclaration écrite du ce dernier. Par exemple, en ajoutant sur la note de frais : « Je soussigné ... certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l'association en tant que don ». L'association conserve dans sa comptabilité les justificatifs et le détail du nombre de kilomètres parcourus avec le véhicule personnel et délivre au bénévole un reçu fiscal conforme au formulaire Cerfa n° 11580. Cet abandon de créance s'assimile à un don à l'association. Dans tous les cas, ces frais doivent correspondre à des dépenses réelles et justifiées.

Quel que soit le type de sortie, il convient d'être en possession d'une trousse de premiers secours et d'un téléphone portable, et dans l'idéal, d'être accompagné d'une personne formée aux gestes de premiers secours.

Pour le transport de personnes dans un véhicule personnel :

• "1 personne = 1 place = 1 ceinture" : depuis le 1^er janvier 2008, chaque siège équipé d'une ceinture de sécurité ne peut être occupé que par une seule personne
• Veiller au port de la ceinture de tous les passagers
• Préparer à l'avance son itinéraire afin de rester concentré sur sa conduite
• Ne consommer aucune boisson alcoolisée, maîtriser sa vitesse et respecter le code de la route

Rappel : le port de la ceinture est obligatoire pour les occupants d'un véhicule de transports en commun lorsque les sièges sont équipés d'une ceinture de sécurité.

Etre vigilant dans l'organisation et la préparation de la sortie afin de bien apprécier les risques encourus :

• S'il s'agit d'un voyage ou d'une excursion et qu'il est fait appel à une agence de voyage, s'assurer de sa qualité et de son sérieux
• Si la sortie a pour objet la pratique d'une activité physique, adapter l'activité au profil des participants (tout le monde n'a pas les dispositions physiques pour pratiquer le ski ou l'accro branche).

Ne pas hésiter à différer une sortie si toutes les conditions ne sont pas réunies en matière de sécurité (programmation d'une randonnée en montagne et annonce d'une météo défavorable).

S'il est fait appel à un prestataire (organisme proposant l'activité), s'assurer de la qualité et du sérieux de ce dernier notamment vis à vis du respect des consignes de sécurité.

Pour une sortie avec des enfants :

• Prévoir un nombre d'adultes suffisant pour l'encadrement et être vigilant en matière de surveillance
• Dans le cas d'une sortie à vélo, une préparation rigoureuse est nécessaire : prévoir l'équipement (le port du casque est oligatoire pour les enfants de moins de 12 ans) et l'organisation de la sécurité.
• Vous pouvez également vous procurer le dossier "la sécurité des sorties nature" réalisé par la FRAPNA avec le soutien de la MAIF.