Comment rembourser les frais des bénévoles d'une association ?

Les frais engagés doivent être nécessaires au bon fonctionnement de l'association, répondre à son objet et ne pas bénéficier au bénévole à titre personnel. Ils sont obligatoirement justifiés par une facture, un billet de transport, toute autre preuve d'achat ou note de frais détaillant le nombre de km parcourus. Ces éléments doivent être annexés à une note de frais mentionnant l'objet de la dépense ou du déplacement. Celles-ci seront conservées dans la comptabilité au moins pendant les 3 ans suivant la dépense (en cas de contrôle Urssaf). En cas de perte des justificatifs, on peut se satisfaire d'une déclaration sur l'honneur mais cela doit rester exceptionnel.

Pour lever toute ambiguïté, il convient de rembourser le montant exact des dépenses et de ne pas le majorer pour une raison quelconque (dédommagement, frais de gestion...).

Soit le bénévole peut justifier de ses dépenses (ticket essence, péage...), liées à l'utilisation de son véhicule personnel pour l'activité associative ; dans ce cas, l'association rembourse le montant exact sur présentation de factures ou justificatifs.

Soit les frais de déplacement sont évalués en fonction du barème kilométrique applicable aux déplacements professionnels des salariés (= distance X barème en €) qui diffère selon le type de véhicule (Arrêté du 27 mars 2023). NB : le barème spécifique aux bénévoles est supprimé. Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 %.

De même que pour les achats, il est préférable de rembourser les frais de repas engagés à l'euro près que de manière forfaitaire. L'association a également la possibilité (si elle le décide en AG) de fournir des chèque-repas à ses bénévoles réguliers. D'une valeur maximale de 7,10 € et intégralement pris en charge par l'association, ces chèque-repas sont nominatifs et ne peuvent être utilisés les dimanches et jours fériés. Ce dispositif est exonéré de tout impôt et de toute taxe.

Renoncer au remboursement des frais engagés peut être considéré comme un don, il s'agit d'un abandon de créance. Si l'association est d'intérêt général et autorisée à émettre des reçus de dons, le bénévole peut alors le valoriser dans sa déclaration de revenus et bénéficier d'une déduction fiscale. Pour cela, il doit renoncer expressément (par écrit) au remboursement des frais qu'il a engagés. L'association utilise, elle, le document conforme au formulaire cerfa 11580. Toutes les pièces justificatives doivent être conservées par l'association.

Il est préférable que les mouvements d'argent entre l'association et les bénévoles apparaissent clairement dans la comptabilité. Il convient donc d'enregistrer les remboursements de frais et les abandons de créance. On comptabilise les frais en charge d'exploitation (D6../C467) puis, le cas échéant, on constate l'abandon de créance par une écriture du type D467/C7713 (Libéralités perçues).

Enfin, l'association conserve les justificatifs et délivre un reçu de dons au bénévole via le formulaire cerfa 11580 en cochant « Autres » dans la rubrique « Nature du don ».