Comment acheter du matériel et s'équiper en tant qu'association ?

La première étape consiste à bien cerner vos objectifs par rapport à la maturité de votre projet : êtes-vous au démarrage, dans une phase de consolidation ou de développement de vos activités ? Préférez-vous acheter ou louer votre matériel ?

Si vous achetez, vous pouvez opter pour un équipement neuf, d’occasion ou juste faire une mise à niveau de votre matériel actuel. Propriétaire de votre bien, vous pourrez l’amortir comptablement. Il est aussi intéressant d’examiner son utilisation afin d’effectuer un suivi pour le renouveler au bon moment. Vous pourrez ainsi imaginer un plan d’investissement à court, moyen et long terme. Cette mise en perspective vous permet de ne pas faire d’achat isolé, de définir vos priorités pour le développement de vos activités et d’établir un échéancier pour leur mise en œuvre.

La location, le partage ou le prêt peuvent avoir des avantages sur certains biens, par exemple ceux qui sont chers à l’achat (type mini-bus), ceux qui deviennent très vite désuets (matériel informatique, logiciels) ou que vous n’utiliserez qu’une seule fois (type événementiel).

Répondre à ces questions vous permettra d’évaluer vos besoins réels et de faire une analyse coûts-avantages pour justifier de leur acquisition.

Selon l’ampleur de votre investissement, prenez le temps de faire des comparatifs, de consulter des bulletins d’information destinés à votre secteur d’activité, de vous renseigner auprès de votre fédération ou d’une autre association. Le prix ne doit pas être le seul critère qui guide votre choix. Prenez aussi en considération la facilité de prise en main, le temps de formation nécessaire s’il s’agit d’un logiciel informatique ou d’un équipement doté de nouvelles fonctionnalités, le service après-vente et la réputation du matériel et du fournisseur.

Dans une démarche d'économie circulaire et de réutilisation, vous pouvez acheter vos biens via Agora, site de ventes aux enchères des biens d'occasion des mairies, organismes publics et grandes entreprises. Si vous devez acheter du matériel informatique, renseignez-vous sur son empreinte environnementale et recyclez celui devenu obsolète. Lancé en 2008, Solidatech est un programme de solidarité numérique dédié aux associations, fonds de dotation, fondations reconnues d’utilité publique, et bibliothèques publiques françaises. Cette structure référence plus de 200 solutions informatiques gratuites ou à des tarifs solidaires. Elle peut aussi vous accompagner dans le développement de vos usages numériques et propose des formations.

En tant qu’association, vous êtes soumis à l’obligation annuelle de faire apparaître dans votre résultat comptable l’usure de vos biens, qui fait référence à la notion d’immobilisation (Règlement ANC n° 2018-06 consolidé). La dotation aux amortissements est calculée en fonction de la valeur et de la durée d’utilisation de chaque matériel. L’amortissement consiste à prendre en compte la détérioration et l’obsolescence de vos actifs.

La majorité des immobilisations corporelles ou incorporelles sont amortissables. Les sites Internet ainsi que les fonds de commerce peuvent être amortis, mais sous conditions. Attention : les terrains, les œuvres d’art ou les instruments de musique ne peuvent pas être amortis. Différentes méthodes existent.

L’amortissement linéaire est le mode le plus couramment utilisé. La valeur d’achat du bien est divisé par sa durée d’utilisation en années. Les durées habituellement utilisées sont :

• construction ou immeuble (20 à 50 ans),
• agencement et aménagement (10 à 20 ans),
• matériel, outillage industriel ou installation technique (5 à 10 ans),
• brevet, licence et marque (5 ans),
• matériel de transport (4 à 5 ans),
• informatique et logiciel (3 ans - passé cette durée, même s'il fonctionne encore, il n’a plus de valeur marchande).

Le plan comptable permet de ne pas comptabiliser certains actifs, matériel ou mobilier dont la valeur unitaire ne dépasse pas 500 € HT. Ceux-ci seront donc comptabilisés en charges.

Si vous êtes une association ayant une activité proche d’une entreprise industrielle (Esat, établissement hospitalier…), vous pouvez opter pour l’amortissement dégressif. Pour une association importante, la méthode des composants peut être plus pertinente mais elle est complexe à mettre en œuvre.

Si vous ne souhaitez pas acheter, des plateformes de services et de mutualisation en ligne, nationales ou locales existent. Par exemple, Matelo est la première plateforme nationale dédiée à la location, au prêt ou à la mutualisation de matériel événementiel (mobilier, aménagement, cuisine et restauration, logistique, animations, son/lumière/vidéo...). L’inscription est gratuite et tous les prix sont indiqués. À Marseille, l’association Les Têtes de l’art a créé une plateforme pour du matériel professionnel et semi-professionnel ainsi que des services associés dans la réalisation de projets associatifs. L’adhésion à l’association est obligatoire. Le matériel est facturé à la journée (à des coûts accessibles) et une caution non encaissée d’un montant de 20 % de la valeur de remplacement du matériel est demandée.

Votre commune, communauté de communes ou agglomération peut avoir du matériel événementiel (tente, table, chaise, micro, sono...) ou autre à disposition des associations locales. Cela peut vous être prêté gratuitement ou pour une somme modique, selon certaines conditions. Renseignez-vous auprès de vos collectivités locales. Et veillez à faire votre demande suffisamment en avance (minimum 4 semaines) avant la tenue de votre manifestation.

De plus, les administrations publiques comme les collectivités territoriales peuvent faire don d’équipements et matériels qu’elles n’utilisent plus (Récupérer gratuitement du matériel des collectivités).