Comment organiser une assemblée générale d'association à distance ?

Si une ordonnance adoptée dans le cadre de la loi d’urgence sanitaire relative à l’épidémie de covid19¹ a pu assouplir les conditions de participation à distance, l’organisation d’un CA ou d’une AG sous forme électronique doit être prévue par les statuts de votre association. La loi de 1901 n’encadre pas les modalités de consultation des différents organes statutaires (aucune contrainte légale).

L’assemblée générale doit se dérouler dans un lieu précis, son siège social par exemple. Ce lieu doit être indiqué dans la convocation, et vous devez préciser qu’une partie des membres, qui se connecteront en visio ou en audioconférence se trouve à distance.

Un certain nombre d’outils numériques existent :

• Zoom
• Microsoft Teams
• Skype
• Google Meet
• Slack...

Le vote par correspondance n'est possible que s'il est prévu dans vos statuts. Il vous suffit d’envoyer le kit de vote par correspondance avec les différents bulletins et enveloppes (en incluant une enveloppe de retour préaffranchie avec un espace au dos dédié à la signature du votant). En fonction du nombre de membres, différentes solutions sont possibles.

Pour les petites associations, les modalités et la preuve de la sincérité du scrutin sont plus aisées (consultation par mails ou formulaires, procès-verbal de consultation auquel sont annexés tous les justificatifs des votes tels que les courriels des membres, récapitulatif généré par la plateforme utilisée...).

Pour une AG avec une centaine de membres, le vote par correspondance par des moyens dématérialisés est une solution plus adaptée que le vote en direct. Les membres sont invités à adresser leurs formulaires de vote électroniques plusieurs jours avant la réunion retransmise par visioconférence et le résultat des votes électroniques est constaté en séance.

Lorsque le nombre de membres est limité, le vote à distance est permis, soit par e-mail, soit par consultation écrite. Celle-ci peut inclure une discussion permettant à chaque membre de demander des informations complémentaires, d’échanger avec les autres membres et de voter.

Vous pouvez utiliser des outils gratuits (Framaforms, Google Forms) ou payants (Typeform, SurveyMonkey) qui vous permettront de créer votre propre questionnaire. Le résultat des votes étant constaté en séance, vos membres devront vous envoyer leurs formulaires quelques jours avant la réunion.

Afin de faciliter les échanges, pensez à instaurer quelques règles simples, comme couper son micro quand on ne parle pas ou lever la main pour demander la parole. Attention : veillez bien à ce que votre visio-conférence ne dépasse pas 2 heures (au-delà, l’attention des participants n’est plus la même) et prévoyez un animateur.

Présenter, expliquer et faire valider un rapport moral, d’activité et financier, tout en laissant place à des prises de parole est un défi. Tout doit être bien calibré afin de rester dans un timing acceptable : prévoyez un ordre du jour.

De même, il peut être nécessaire d’établir des binômes et de bien définir les rôles de chacun (accueil des participants, pédagogie sur la prise en main de l’outil, animation, distribution de la parole, gestion du temps...).

Pour voter en direct, il existe des prestataires externes spécialisés :

• euro-vote : avec huissier de justice et un niveau maximal de sécurité,
• easyQuorum : avec un comptage de vote à main levée en visio,
• ou v8te : mais les coûts seront plus élevés qu’un vote à distance ou par correspondance.