Comment louer un local en tant qu'association ?

Pourquoi l'association a-t-elle besoin d'un local ? Pour y installer son bureau et/ou y exercer ses activités ? De manière temporaire ou pas ? Où ? Quelle surface ? De quel budget dispose-t-elle ? Une fois au clair sur ses besoins, elle pourra informer ses adhérents, les autres associations de sa région... le bouche-à-oreille restant parfois le plus efficace ! Il est également possible de placer une petite annonce sur les panneaux d'affichage de la commune, chez les commerçants ou sur le boncoin.fr par exemple et, évidemment, de les consulter ! Mais l'association peut aussi faire une demande d'utilisation d'un local communal, directement à la mairie (ou au préfet ou au président du conseil départemental par exemple). Enfin, les maisons des associations, selon la taille de la commune, peuvent héberger les associations.

Il n'existe pas de bail spécifique aux associations et, en tant que personne morale, l'association ne peut pas louer dans le cadre d'un bail d'habitation. Le bail commercial, professionnel ou emphytéotique conviendra selon les cas. Demandez un exemplaire du projet de bail afin de pouvoir l'examiner avant de vous engager !

• Pour les associations immatriculées au Registre du commerce et des sociétés et propriétaires d'un fonds de commerce, le bail commercial d'une durée de neuf ans (L145-4 du Code de commerce est renouvelable par tacite reconduction.
• Le bail professionnel, réservé d'abord aux professions libérales, est accessible aux associations. Il peut être mixte (avec une partie habitation) ou non. (Loi n° 89-462 du 6 juillet 1989 articles 1713 à 1762 du Code civil).
• Enfin, le bail emphytéotique, acte notarié d’une durée comprise entre 18 et 99 ans, est très intéressant pour une association. Si le preneur s'engage à améliorer, à entretenir et à réparer le bien dans le cadre de ce qui a été prévu dans le contrat, il peut hypothéquer, louer ou sous-louer et devient « quasi propriétaire » (articles L. 451-1 et suivants du code rural). Le loyer, appelé « canon emphytéotique », est souvent modique voire symbolique puisqu’il y a d’autres obligations. À l'expiration du bail, les améliorations et les constructions deviennent la propriété du bailleur. A savoir

La mairie peut mettre à disposition - de manière occasionnelle ou permanente - un local relevant soit du domaine public, soit de son domaine privé, sous certaines conditions d'utilisation. Par principe, la mise à disposition d’un local communal est payante, souvent de manière symbolique. La gratuité peut cependant être accordée aux associations sans but non lucratif ayant des activités d’intérêt général.

Attention, la collectivité n’est pas obligée de mettre à disposition un local, c'est donc à l’association de se montrer convaincante ! Enfin, dans certaines mairies, il existe une pépinière d’associations qui propose aux associations en phase de développement un hébergement et un pôle de services communs (secrétariat, logistique).

Si l'association a de la chance, un particulier peut lui prêter un local. Il faut définir les conditions d'utilisation du local avec le propriétaire qui pourra exiger le versement d'une caution et/ou la souscription d'une assurance.

Si le loyer est trop élevé, que l'usage prévu ne justifie pas une location à plein temps, ou que les activités sont compatibles avec celles d'une ou de plusieurs autres associations voisines, la mutualisation peut être une solution ! Les modalités de répartition des charges et des responsabilités doivent être clairement définies. Attention, pour éviter la fiscalisation, aucune structure concernée ne doit en tirer un profit direct.

• En sous-location, une des associations est locataire officielle et établit une ou plusieurs conventions avec les associations utilisatrices, en précisant les heures et conditions d'usage des locaux et le montant qui sera facturé (pas de forfait car le calcul doit être justifié). Le propriétaire doit donner son accord.
• S'il y a plusieurs locataires, en plus du bail à plusieurs associations, il faut une convention interne précisant la répartition des temps d'occupation, des responsabilités et des frais.
• Enfin, on peut choisir de créer une autre structure dédiée locataire : une association dont l'objet sera la location et la gestion des locaux. Une convention précisera également les rapports entre cette association et les utilisateurs.

Une association est toujours redevable de la taxe d'habitation excepté pour les locaux auxquels le public a accès et dans lesquels il peut circuler librement (salle de spectacle ou d'exposition, vestiaires, etc.). Voir le BOI-IF-TH-10-10-20 sur les locaux imposables.

Si le local accueille les activités de l'association et donc du public, il faudra respecter la réglementation sur la sécurité des établissements recevant du public (ERP), (articles L143-1 à L143-3 du Code de la construction et de l'habitation). C'est une commission de sécurité qui vérifiera le respect des normes.