La délégation de signature

Les statuts et le règlement intérieur doivent définir précisément les fonctions, rôles, et missions des dirigeants élus de l'association (conseil d'administration, bureau, président, trésorier...) et les délégations qui leur sont faites.

Pour autant, en général, les statuts ne prévoient pas que, dans la vie quotidienne, il peut être pratique de ne pas avoir à mobiliser un dirigeant pour passer une commande, retirer du courrier à la poste ou signer un petit chèque. C'est pour ces cas qu'une délégation de signature en bonne et due forme peut être établie.

Pour la mise au point de cette délégation, il faut rappeler le premier principe du mandat : on ne peut déléguer qu'un pouvoir qu'on détient. C’est-à-dire que le délégataire ne pourra pas signer des actes que le délégant ne pouvait pas lui-même signer. Deuxième principe, le délégataire ne pourra signer que des actes entrant dans le périmètre de la délégation consentie. Cela peut ne concerner que des actes dits d’administration, c’est-à-dire des actes courants pour la gestion de l’association.

Déléguer, c’est attribuer à autrui la capacité juridique d’engager l’association (article 1984 du Code civil). Le délégataire doit strictement respecter son mandat et ne rien faire au-delà, sauf à engager sa responsabilité civile (article 1989 du Code civil). Il doit également rendre compte de sa gestion de ce mandat (article 1993 du Code civil).

Tout acte signé en vertu d’une délégation de signature est réputé être signé par le délégant lui-même. Le délégant est alors tenu de respecter les engagements pris par le délégataire et est donc responsable des actes de celui-ci, éventuellement même les actes au-delà de la stricte exécution du mandat s’il les a ratifiés expressément ou tacitement (article 1998 du Code civil).

Même si elle n'est pas obligatoire, une délégation de pouvoir écrite, signée des deux parties (délégant et mandataire) est vivement conseillée, d'un point de vue organisationnel, bien sûr, mais également et surtout, juridique et pratique. Le mandataire devra en effet justifier de son pouvoir de signature, et donc être en possession de la délégation, d’une pièce d’identité, et, le cas échéant d’un exemplaire des statuts et/ou de la délibération qui permettra de contrôler que le délégant avait réellement la capacité de déléguer. Il est conseillé d’informer les interlocuteurs concernés (notamment les banques) de l’existence (ou suppression) d’une délégation.

Aucun formalisme particulier n’est requis pour la délégation. Pour autant, comme pour tout contrat, il convient de la rédiger en deux exemplaires, un pour chacune des parties, et de préciser l’identité et la qualité du délégant et du mandataire.

La durée doit également être précisée : déterminée (pour une mission) ou indéterminée. Vient ensuite la liste, la plus exhaustive et précise possible, des actes qui entrent dans le cadre de cette délégation (remises de chèques, courriers recommandés, bons de commande...).

Si la délégation accordée est trop vague, ou si le délégant a laissé s’installer un lien trop lâche dans l’exécution de la délégation, l’association risque d’être engagée par des actes du mandataire qui vont au-delà de sa délégation, dès lors que le tiers aura pu valablement croire que le délégataire agissait dans le cadre de sa délégation. Il convient donc de maintenir la plus grande fermeté, tant vis-à-vis des tiers que du mandataire, pour ne pas se voir obligé de respecter un engagement souscrit par ce dernier qui dépassait le cadre de ce qu’il était autorisé à faire.