Comment bien gérer la comptabilité de son association ?

La baisse des financements publics et le nombre croissant des associations (+ 30 000 par an) rendent nécessaire de diversifier ses sources de financement. Le recours aux partenaires privés est à envisager. Il est nécessaire de cibler ses recherches, pour ne pas gaspiller son temps en vaines recherches.

Tout comme pour les financements publics, les ressources du privé s'organisent à partir de la proximité. Par ressources locales privées, il faut comprendre toutes les entreprises industrielles et commerciales qui pourront vous aider, en mettant à votre disposition des produits, du matériel, des moyens techniques ou des ressources humaines qui vont épauler l'activité régulière de votre association ou la conforter lors d'une manifestation exceptionnelle. Tournez vous vers votre banque, votre assurance (les agences de la MAIF interviennent très régulièrement dans ce cadre), La Poste, un supermarché, une agence de communication, un magasin, un concessionnaire...

Votre demande peut porter sur le financement d'affiches, la mise à disposition d'une salle ou d'un salarié, un prêt de matériel ou de véhicule, la fourniture de lots pour un concours ou un loto, voire, quoique encore rare, un simple don d'argent. Vous pouvez également rechercher des aides financières, auprès d'organisations locales type Rotary Club ou Lyon's club, qui soutiennent des projets associatifs.

Le préalable à toute comptabilité, c'est la possibilité de pouvoir retrouver à tout moment un document comptable et son éventuel rapport avec un autre. On appelle pièce ou document comptable tout ce qui permet de justifier et d'authentifier un mouvement financier : factures, quittances, tickets de caisse, reçus, notes de frais, relevésa, bordereaux de remise, talons de chéquiers...
Les pièces comptables arrivent dans le désordre. Vouloir les classer dans l'ordre chronologique nécessiterait un reclassement permanent pour intercaler les documents ce qui serait source d'oublis et d'erreurs.
La meilleure solution est donc de mentionner sur tout document comptable, dès son arrivée ou dès sa création et quelle que soit la pièce, un numéro d'ordre (1, puis 2, puis 3...).

Les documents sont ensuite rangés dans les classeurs, le plus souvent au nombre de quatre :

• un pour les cotisations, les dons et les subventions immatriculé A (doubles des reçus, carnet à souches, lettres d'engagement, bordereau de versement...),
• un pour les recettes d'activités immatriculé B (factures clients, relevé de billetterie...),
• un pour les dépenses immatriculé C (factures fournisseurs, quittances de loyer...),
• un pour la banque immatriculé D (talons de chéquiers, relevés de banque...).

Le document sera alors repéré par la lettre du classeur dans lequel il est rangé et son numéro d'ordre (A11, C14, D34...).
Le bon sens doit prévaloir et si votre association ne donne lieu qu'à quelques rares mouvements financiers, un seul classeur regroupant toutes les pièces bien rangées suffira.
Le numéro d'une pièce devra être reporté sur tout autre document correspondant. Par exemple, le numéro d'ordre d'une facture d'un fournisseur devra être reporté sur le talon du chèque réglant cette facture, même si vous mentionnez également d'autres éléments de repérage.

La comptabilité a pour objectif essentiel d'établir chaque année deux documents de synthèse fondamentaux : le bilan et le compte de résultat. Le bilan est une photographie de la situation du patrimoine de l'association à un instant donné. Il enregistre ainsi tout ce que l'association possède (matériels, stocks...), tout ce que les clients lui doivent, tout ce qu'elle doit aux fournisseurs et bien sûr le contenu du compte en banque. Le compte de résultat reflète le film des événements de l'année où l'on trouve cumulés les " charges " et les " produits "¹. Le " résultat " est constitué par la différence entre le total des produits et le total des charges de l'année.
La base de la comptabilité consiste à enregistrer correctement les sommes qui circulent dans l'association. Ainsi, lorsque vous faites un chèque pour payer un achat, l'opération sera inscrite dans le compte-banque pour enregistrer la sortie bancaire et dans le compte-fournisseurs pour enregistrer le paiement du fournisseur.
La méthode comptable repose sur l'enregistrement et le classement des opérations faites par votre association. Des catégories générales ont été créées pour être utilisées et compréhensibles par tous qu'on appelle des comptes². Tous ces comptes portent des numéros qui facilitent leur organisation, leur regroupement et leur classement hiérarchique. La liste organisée et hiérarchisée de tous les comptes constitue le plan comptable. Les associations utilisent les comptes du plan comptable général associatif (PCGA) spécifiquement adapté³.

Les associations exerçant une activité économique

Dès que l'activité économique de l'association a une certaine continuité et qu'elle peut donner lieu à une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire la tenue d'une comptabilité conforme au PCGA devient de fait indispensable. Par ailleurs, les associations ayant une activité économique et ayant atteint deux des trois seuils suivants ont obligation de tenir des comptes conformes au PCGA et de nommer un commissaire aux comptes⁴

• un effectif d'au moins 50 salariés,
• 3,1 millions d'euros hors taxes de chiffre d'affaires et de ressources,
• 1,55 millions d'euros pour le total du bilan.

Avant toute décision, il revient au trésorier de l'association de faire l'état des lieux et de prendre contact avec un spécialiste pour trouver la solution la plus adéquate. Vous pouvez tenir votre comptabilité vous-même et ne demander qu'une validation annuelle à un expert ; dans ce cas, assurez-vous qu'une personne de l'association a les compétences minimales et le temps d'assurer la saisie comptable courante. Bien entendu, l'utilisation d'un logiciel de comptabilité est recommandée dès que vos opérations se complexifient.

Vous pouvez également sous-traiter l'intégralité de vos opérations comptables. Mais attention, ne sous-traitez pas pour vous débarrasser, sous prétexte que c'est compliqué et que vous n'y comprenez rien. Il est indispensable que l'association acquière le minimum de compétences nécessaires pour rester maître du suivi de sa gestion.

Externaliser, ce n'est pas simplement faire passer les écritures et remplir les déclarations par quelqu'un d'autre. C'est aussi bénéficier d'un conseil compétent sur la tenue comptable et surtout sur la gestion financière de votre association. La simple explication de la bonne affectation comptable de certains de vos financements ou de vos charges peut considérablement faire évoluer votre vision de la gestion de l'association.

En dehors de l'association elle-même, seul un expert comptable peut tenir votre comptabilité, c'est-à-dire en être responsable. En revanche, vous pouvez tout à fait sous-traiter l'établissement des fiches de paie ainsi que les déclarations sociales. Beaucoup de structures d'aide à la vie associative proposent ces prestations à des prix adaptés aux finances des associations.