Le secrétaire d'une association : quelle fonction ?

La loi du 1^er juillet 1901 laisse l’entière liberté aux membres fondateurs de l’association de déterminer, dans les statuts, le nombre de dirigeants, leurs pouvoirs et mode de désignation.

Il n’existe donc aucune obligation pour une association de se doter d’un secrétaire. Il n'en reste pas moins que le rôle qui lui est traditionnellement attribué doit être assumé, d'une façon ou d'une autre.

Le secrétaire doit en effet assurer le fonctionnement administratif quotidien de la structure : tenue du fichier des adhérents et des registres, bonne exécution matérielle des tâches administratives, envoi des convocations, rédaction des correspondances, des procès-verbaux des organes collégiaux (bien souvent le conseil d'administration et le bureau) et de l’assemblée générale...

Le plus souvent, et selon les dispositions statutaires, la convocation des adhérents aux assemblées générales (AG) incombe au conseil d’administration (CA) ou au bureau. Une personne en particulier, souvent le président ou le secrétaire, est chargée de la rédaction du document.

Ce sont les statuts qui fixent le nombre minimum de réunions ainsi que les modes et délais de convocation. Si les statuts ne précisent rien, sous réserve de l’appréciation souveraine des juges du fond, toutes les personnes devant être convoquées doivent pouvoir être informées de la tenue de la réunion dans un délai raisonnable.

Suivant le mode de convocation prévu par les statuts, le secrétaire, ou la personne mandatée pour le faire, enverra une convocation individuelle à chaque adhérent par courrier (simple, recommandé ou en mains propres) ou par courriel.

Une convocation collective publiée dans le bulletin interne de l’association, dans la presse, dans un journal d’annonces légales ou par affichage dans les locaux est aussi permise.

Dans tous les cas, il faut veiller à ce que la convocation comporte, en dehors des lieu et date de la réunion, l’ordre du jour fixé par l’organe compétent sur lequel l’AG sera appelée à délibérer (sans oublier la validation du compte rendu de la réunion précédente) ainsi qu’une procuration, si elle est admise, pour les adhérents absents ce jour-là.

Le secrétaire, qui est en général le secrétaire de séance des réunions de l’association, sauf disposition statutaire contraire, rédige le procès-verbal de l’AG dans lequel il présente les discussions et les résolutions prises pour chaque point de l’ordre du jour. Dans le compte rendu de CA, il présente également les points abordés et les résolutions adoptées. Il convient d’être clair, concis et de ne pas passer trop de temps ni d’énergie dans cette tâche de secrétariat.

Enfin il est important que ces procès-verbaux et comptes rendus soient archivés dans des registres, avec, pour chaque réunion, la convocation contenant l’ordre du jour, la liste émargée des présents, complétée de la liste des excusés et des représentés.

C’est également le secrétaire qui tient généralement à jour le registre spécial obligatoire compilant tous les changements concernant l'administration de l'association.